Open spaces znižujú komfort ľudí aj efektivitu práce. Skončí sa ich éra?

Koncom minulého storočia sa začali využívať otvorené kancelárie typu „Open space“ pre desiatky ľudí takmer vo všetkých typoch firiem. Okrem ušetreného priestoru sa od nich očakávala vyššia efektivita, toku informácií a utuženie kolektívu. Výsledky prieskumov však ukazujú, že neprinášajú také výhody, ako sa očakávalo. Aký bude ich osud v budúcnosti?

Open space oproti klasickým kanceláriám pojme na rovnakej ploche minimálne 3-násobok zamestnancov a v extrémnych prípadoch až 5-násobok. V otvorenom priestore pracuje 70 % z nás, odhadla International Management Facility Association. Podľa spoločnosti Steelcase, ktorá sa zameriava na dizajn kancelárskeho nábytku, až 95 % zamestnancov považuje súkromie na prácu za dôležité a rušivé vplyvy v open space pripravia každého pracovníka v priemere o 86 minút denne. Niektorí personalisti dokonca upozorňujú, že veľký spoločný priestor je u niektorých záujemcov o nové zamestnanie rozhodujúcim faktorom, pre ktorý napokon nereflektujú na pracovnú ponuku. „Pre niektorých pracovníkov môže byť open space natoľko odrádzajúci, že preferujú firmy, ktoré nemajú takto riešené pracovné prostredie,“ upozorňuje Jitka Součková, marketingová manažérka personálnej agentúry Grafton Recruitment.

Úskalia otvorených priestorov

Tí, ktorí strávili vo veľkých kancelárskych priestoroch s radmi stolov nejaký čas, vedia, že prinášajú zamestnancom mnoho nepríjemností. Prvým dojmom býva strata súkromia a z toho vyplývajúce konflikty medzi spolupracovníkmi. „Je napríklad bežné, že v open spaceoch sa kolegovia naťahujú o nastavenie teploty klimatizácie. Zďaleka nielen z tohto dôvodu sa domnievam, že open space neprináša také výhody, ako sa v minulosti očakávalo,“ konštatuje odborníčka z Graftonu. K rušivým faktorom patrí aj nepersonifikované osvetlenie, sústavný pohyb osôb v zornom uhle a najmä zvukový smog. Takáto frustrácia má negatívny dopad na entuziazmus aj zomknutosť tímu. K týmto záverom dospeli psychológovia Aoife M. Brennanová, Jasdeep S. Chugh a Theresa Klineová z University of Calgary, ktorí skúmali skupinu pracovníkov pred zmenou dispozícií pracovných priestorov a po nej. Potvrdili to vo svojej štúdii aj výskumníci z Harvardu Ethan S. Bernstein a Stephen Turban. Pomocou sociometrických osobných snímačov zistili, že v open space klesol čas strávený rozhovormi tvárou v tvár o 72 %, počet odoslaných e-mailov stúpol o 56 %, pričom táto korešpondencia bola dlhšia o 75 %. Alarmujúce bolo hlavne to, že výkonnosť zamestnancov sa znížila o 15 %.

Riešením môže byť variabilita

Pre tímovú prácu a otvorenejšiu komunikáciu je pracovný priestor vo forme open space ideálny. Problémom je však to, že nevyhovuje všetkým zamestnancom, ani všetkým typom úloh. „Z našich skúseností vyplýva, že s open spacom môžu mať problém introverti a tiež staršia generácia. Mladší zamestnanci na tieto priestory reagujú väčšinou lepšie. Samozrejme, neplatí to vždy,“ vysvetľuje Nikola Richterová, hovorkyňa pracovného portálu Profesia.sk. Ako ďalej dodáva, je veľmi dôležité, ako je open space vymyslený a ako sa prihliada na individuálne požiadavky. Je preto vhodné, aby zamestnávateľ vypočul svojich ľudí a dokázal sa prispôsobiť ich potrebám. „Open space je nedostatočný práve pre to, lebo nepodporuje mnohé typy úloh, ktoré sú už dnes pre výkonnosť a úspech v práci nutné. Ide hlavne o tzv. „deep work", čiže sústredenie sa a kreatívnu, kognitívne náročnú prácu,“ upozorňuje Kristína Pomothy, nezávislá poradkyňa a zakladateľka poradenskej spoločnosti Collective. Zároveň potvrdzuje trend, že narastá preferencia takých firiem zo strany uchádzačov o prácu, ktoré investujú aj do priestorovej variability a svojim zamestnancom ponúkajú na výber rôzne prostredia, podľa toho, akú úlohu vykonávajú. Developeri, facility manažéri, exekutívci a odborníci na ľudské zdroje by na to mali myslieť.

Skrotenie zlých open spejsov

Je veľmi nepravdepodobné, že sa v blízkej budúcnosti všetky otvorené kancelárske priestory zrušia. „Viem si len ťažko predstaviť, ako by firma so 120 programátormi a dizajnérmi zrazu úplne zrušila open space. Odklon od open space pre vyhovenie introvertom a ich potrebám na prácu sa už dnes badať dá. Dôležitá je vždy rovnováha,“ hovorí Kristína Pomothy. Podľa skúseností portálu Profesia.sk sa k open spacu pridáva u nás stále viac firiem, okrem otvorenej atmosféry ide totiž aj o výrazné šetrenie miesta. „Momentálne sa však stále viac zamestnávateľov púšťa do nestabilných miest zamestnancov. Aby sa ľudia medzi sebou stále lepšie poznali, sedia každý deň inak a sadnú si tam, kde je voľné miesto,“ hovorí Nikola Richterová. Odborníčka z Graftonu vidí riešenie v zlatej strednej ceste. „Firmy vrátane tej našej prichádzajú s oddeľovaním jednotlivých tímov, ktorých členovia si potrebujú priamo vymieňať informácie v reálnom čase. V menších kolektívoch už dáva zdieľanie priestoru predsa len väčší zmysel,“ konštatuje Jitka Součková.

Trendy budúcnosti

Open space nemizne úplne, ale vytvára sa k nemu alternatíva. To znamená, že okrem open space, ktorý už dnes býva často aj priestorovo menší ako v minulosti, vznikajú v kancelárii aj iné, často multifunkčné priestory. „Kancelária vyspelých ekonomík, ako ju poznáme dnes, sa v budúcnosti zmení od základov. Sídla firiem budú skôr centrá slúžiace na kvalitný čas trávený sústredenou alebo kreatívnou prácou, prípadne na rôzne formy stretnutí a podujatí,“ hovorí Kristína Pomothy. Podľa kozultantky firmy okrem nákladov na bežnú operatívu vo svojich priestoroch doprajú zamestnancom aj alternatívne priestory a prístup ku komunitám, aké sami nevedia zabezpečiť. Táto migrácia a výkon práce z rôznych miest bude podľa nej čoskoro štandardný aj u nás, keďže podobné trendy väčšinou preberáme relatívne rýchlo, v priebehu pár rokov.

Zdroj: Nehnuteľnosti.sk, Adobe Stock